WooMex Dokumentation

Finde Hilfe und Anleitungen zur Benutzung von WooMex

Installation & Bedienung

Finde Antworten auf Fragen zur Installation und Bedienung von WooMex.

1. Installation

Nach dem Kauf von WooMex und erfolgreichem Zahlungseingang erhältst du einen Link um WooMex herunterzulden. Du findest nun eine Datei mit dem Namen woomex.zip in deinem Download Ordner.

Öffne nun deine WordPress Website. Es ist wichtig, dass du WooCommerce bereits installiert hast. Andernfalls bekommst du eine Fehlermeldung bei der Einrichtung von WooMex.

Gehe nun auf die Plugins Seite und klicke oben Links aus Installieren > Plugin hochladen. Wähle nun die woomex.zip Datei aus deinem Downloads Ordner aus und bestätige die Installation über die Schaltfläche Jetzt installieren.

Nach erfolgreicher Installation & Aktivierung von WooMex startet unser Setup Wizard, welcher dich durch die wichtigsten Einstellungen führt. Während der Einrichtung musst du deinen Lizenzschlüssel aus deiner Bestellung einfügen. Solltest du Probleme bei der Aktivierung bekommen, kannst du dich gerne per E-Mail an unser Supportteam wenden.

2. Aktualisierungen

Sofern deine Lizenz gültig ist und WooMex aktiviert wurde, erhältst du ganz normal Updates über die WordPress Upate Seite.

3. Bestellungen nach Collmex übertragen

Wenn deine WooMex Lizenz gültig ist, kannst du jetzt in den WooMex Einstellungen festlegen, wann und wie oft Bestellungen nach Collmex übertragen werden sollen.

Standardmäßig überträgt WooMex die Bestellungen direkt bei Bestelleingang automatisch – vorausgesetzt die Checkbox für automatische Übertragungen ist aktiv. Du kannst jedoch auch einstellen, dass Bestellungen z. B. alle 2 Stunden gesammelt übertragen werden. Zusätzlich kannst du festlegen, welche Bestellungen im jeweiligen Status übertragen werden dürfen. Sollte eine Bestellung bei der automatischen Übertragung nicht den entsprechenden Status haben, wird sie ausgelassen und beim nächsten Versuch erneut geprüft und ggf. übertragen. Bereits übertragene Bestellungen werden bei der automatischen Übertragung nicht erneut übertragen.

Zusätzlich zu der automatischen Übertragung kannst du Bestellungen manuell übertragen. Hierfür stehen dir zwei unterschiedliche Wege zur Verfügung.

Die erste Möglichkeit ist die manuelle Übertragung mehrere Bestellungen. Gehe hierfür in WooCommerce auf Bestellungen und wähle über die Checkbox links die Bestellungen aus, welche du übertragen möchtest. Klappe nun ganz oben die Mehrfachaktionen aus, wähle An Collmex übertragen und Übernehmen. Es werden nun alle ausgewählten Bestellungen an Collmex übertragen. Beachte, dass bereits übertragene Bestellungen erneut übertragen werden.

Die zweite Möglichkeit ist die Einzelübertragung in jeder Bestellung. Gehe hierzu direkt in eine Bestellung. Du findest nun auf der rechten Seite ein Fenster Collmex Aktionen. Über die Schaltfläche im Fenster kannst du nun eine Bestellung manuell übertragen bzw. erneut übertragen.

4. Produkte aus Collmex importieren

Wenn deine WooMex Lizenz gültig ist, kannst du jetzt deine Produkte von Collmex importieren.

 

Gehe hierfür auf die Produktseite von WooCommerce. Oben neben dem Titel Produkte findest du nun eine Schaltfläche Aus Collmex importieren.

Nach einem Klick auf diese Schaltfläche wirst du gefragt, ob du bestehende Produkte aktualisieren möchtest.

Nach erfolgreicher Übertragung deiner Produkte aus Collmex startet der WooCommerce Produkt Importer, über den du deine Produkte nun importieren kannst.

5. Gutscheine aus Collmex importieren

Wenn deine WooMex Lizenz gültig ist, kannst du jetzt deine Gutscheine von Collmex importieren. 

Gehe hierfür auf die Gutscheinseite von WooCommerce. Oben neben dem Titel Produkte findest du nun eine Schaltfläche Aus Collmex importieren.

 

Nach einem Klick auf diese Schaltfläche kannst du nun 3 verschiedene Funktionen aktivieren / deaktivieren:

  1. Existierende Gutscheine aktualisieren: Dies bedeutet, das bereits aus Collmex importierte Gutscheine aktualisiert werden.
  2. Nicht in Collmex vorhandene Gutscheine löschen: Wird beim Import festgestellt, dass ein Gutschein in deinem Shop jedoch nicht mehr in Collmex existiert, wird er automatisch gelöscht.

Starte nun den Importvorgang über die entsprechende Schaltfläche.

6. Kunden aus Collmex importieren

Wenn deine WooMex Lizenz gültig ist, kannst du jetzt deine Kunden von Collmex importieren. 

Gehe hierfür auf die Benutzerseite von deiner WordPress Seite. Oben neben dem Titel Neu hinzufügen findest du nun eine Schaltfläche Aus Collmex importieren.

Nach einem Klick auf diese Schaltfläche kannst du nun 3 verschiedene Funktionen aktivieren / deaktivieren:

  1. Existierende Kunden aktualisieren: Dies bedeutet, das bereits aus Collmex importierte Kunden bzw. Kunden, welche bei neuen Bestellungen erstellt wurden aktualisiert werden.
  2. Passwort zurücksetzen Link an neue Kunden senden: Wird ein Kunde aus Collmex neu importiert, erhält er automatisch einen Link, mit dem er sein Passwort zurücksetzen und sich anmelden kann.
  3. Nicht in Collmex vorhandene Kunden löschen: Wird beim Import festgestellt, dass ein Kunde in deinem Shop jedoch nicht mehr in Collmex existiert, wird er automatisch gelöscht.

Starte nun den Importvorgang über die entsprechende Schaltfläche.

7. Lagerbestände automatisch abgleichen lassen

Wenn deine WooMex Lizenz gültig ist, du z. B. in Collmex externe Verkäufe buchst und sich dadurch dein Lagerbestand verändert, ist dies ein Problem für deinen Lagerbestand in WooCommerce.

Deshalb ist es wichtig, dass du die automatische Synchronisierung der Lagerbestände aktivierst. Standardmäßig ist diese bereits aktiv und vergleicht jede Minute die Lagerbestände deiner von Collmex importierten Produkte mit Collmex. Wird eine Änderung festgestellt, wird der Lagerbestand für das entsprechende Produkt angepasst.

Unter Einstellungen > Produkte > Lagerverwaltung kannst du die Synchronisationsabstände anpassen oder die Synchronisation komplett deaktivieren.

8. Collmex Produktnummer als Artikelnummer verwenden

Wenn deine WooMex Lizenz gültig ist und du deine Collmex Produktnummer als Artikelnummer verwenden möchtest, kannst du dies unter Einstellungen > Produkte > Übertragungseinstellungen für Produkte aktivieren. Sobald du nun Produkte von Collmex importierst, wird die Collmex Produktnummer anstelle der Collmex Artikelnummer als Artikelnummer in WooCommerce verwendet.

9. Bestehende Produkte ohne Import an Collmex anbinden

Wenn deine WooMex Lizenz gültig ist und du bestehende Produkte aus deinem Shop ohne einen Neuimport an Collmex anbinden willst, kannst du das jetzt ganz einfach tun. Gehe hierfür in WooCommerce auf das Produkt, welches du anbinden willst.

Scrolle nun etwas weiter runter zum Abschnitt Produktdaten und wähle dort den Abschnitt Allgemein aus, sofern dieser nicht bereits ausgewählt ist. Ganz am Ende von diesem Abschnitt findest du das Eingabefeld Collmex Produktnummer. Trage hier nun die entsprechende Produktnummer (nicht Artikelnummer) von Collmex ein. Diese findest du in der Produktübersicht in der Spalte Produkt oder im Produkt selber vor dem Produktnamen oben links.

Speichere nun das Produkt. Du profitierst nun – sofern aktiviert – von der automatischen Synchronisation der Produktbestände sowie der direkten Zuordnung von Produkten in neuen Kundenaufträgen.

10. Zahlungsartenzuordnung

Wenn deine WooMex Lizenz gültig ist, kannst du nun die Zahlungsarten von Collmex denen aus WooCommerce zuordnen. Dies ist wichtig, damit bei der Übertragung von Bestellungen die richtige Zahlungsart von Collmex verwendet wird.

Gehe hierfür auf Einstellungen > BestellungenZahlungsartenzuordnung. Du siehst nun alle deine in WooCommerce vorhandenen Zahlungsarten inkl. einem Auswahlfeld neben jeder Zahlungsart. Wähle nun für jede Zahlungsart im Auswahlfeld die entsprechende Zahlungsart von Collmex aus, um sie der WooCommerce Zahlungsart zuzuordnen.

Unter die Zahlungsart Rechnung fallen verschiedene Rechnungsarten von Collmex. Solltest du also Rechnung auswählen, überprüfe bitte die Einstellung Zahlungsziel unter Einstellungen > BestellungenRechnungserstellung.

Wichtig: Solltest du eine neue Zahlungsart zu WooCommerce hinzufügen, musst du diese in den WooMex Einstellung (wie oben erklärt) ebenfalls zuweisen, da sie sonst standardmäßig auf Keine gestellt wird.

11. Rechnungserstellung in Verbindung mit Zahlungsbestätigungen

Wenn deine WooMex Lizenz gültig ist, profitierst du nun von der Rechnungserstellung in WooMex. Passe nun gut auf, denn hier gibt es zwei unterschiedliche Arten, wie Rechnungen in Collmex erstell werden können:

 

Rechnungserstellung ohne Zahlungsbestätigungen (Standard):

Bei dieser Art von Rechnungserstellung können Zahlungsbestätigungen nicht übertragen werden. Dies liegt daran, dass Zahlungsbestätigungen ausschließlich vor Rechnungen übertragen werden dürfen, in diesem Fall jedoch als Anzahlungen in Rechnungen verrechnet werden, was bei dieser Art von Rechnungserstellung nicht vorgesehen ist. Für Rechnungserstellungen ohne Anzahlungen muss Anzahlungen verrechnen unter Einstellungen > BestellungenRechnungserstellung deaktiviert sein.

Eine Rechnung wird übertragen, wenn ein Zahlungseingang von WooCommerce zu einer Bestellung registriert wird z. B. über ein Zahlungs-Gateway oder wenn du den Status der Bestellung auf In Bearbeitung setzt. Die Einstellungen hierzu findest du in Einstellungen > BestellungenÜbertragungseinstellungen für Bestellungen im Abschnitt Automatische Rechnungserstellung.

Folgender Workflow trifft in diesem Fall für Bestellungen zu:

Rechnungserstellung ohne Zahlungsbestätigung

 

Rechnungserstellung in Verbindung mit Zahlungsbestätigungen:

Bei dieser Art von Rechnungserstellung ist es wichtig, dass du Anzahlungen verrechnen unter Einstellungen > BestellungenRechnungserstellung aktiviert hast. Das hat zur Folge, dass Rechnungen erst nach Übertragungen von Zahlungsbestätigungen in Collmex angelegt werden. Bitte beachte, dass in diesem Fall Zahlungsbestätigungen in Rechnungen als Anzahlungen verrechnet und die Rechnungen am Ende mit 0,00 € ausgeschrieben werden.

Folgender Workflow trifft in diesem Fall für Bestellungen zu:

Rechnungserstellung mit Zahlungsbestätigung

Eine Zahlungsbestätigung inkl. Rechnung mit Anzahlung wird übertragen, wenn ein Zahlungseingang von WooCommerce zu einer Bestellung registriert wird z. B. über ein Zahlungs-Gateway oder wenn du den Status der Bestellung auf In Bearbeitung setzt. Die Einstellungen hierzu findest du in Einstellungen > BestellungenÜbertragungseinstellungen für Bestellungen im Abschnitt Automatische Zahlungsbestätigung.